22 ноября 2018г. состоялось расширенное заседание дирекции Иджеванского филиала ЕГУ под председательством и.о. директора ИФ ЕГУ А.В.Цуцуляна с участием членов дирекции, руководителей отделов и кафедр, а также нескольких представителей Студенческого совета.
На расширенном заседании были обсуждены следующие вопросы:
1.Отчет о работе веб-сайта и работах по связям с общественностью и СМИ (сентябрь-октябрь 2018 года).
Докладчики— ответственная по связям с общественностью и СМИ ИФ ЕГУ А.Ванян, специалист отдела ОКПО M. Гаспарян.
2.Отчет о проделанной работе бухгалтерского отдела.(01.01.2018-11.01.2018).
Докладчик— главный бухгалтер M . Мхитарян
3.Отчет о деятельности отдела управления персоналом (за сентябрь-октябрь 2018 года).
Докладчик— руководитель отдела К . Айвазян
4.Отчет о работе с выпускниками и внешними заинтересованными сторонами (неформальное образование, сентябрь-октябрь 2018 года).
Докладчик-координатор работ с выпускниками и внешними заинтересованными сторонами Э. Караян
- Отчет о работе по повышению квалификации преподавателей (сентябрь-октябрь 2018 года).
Докладчик – координатор работ по повышению квалификации преподавателей Н.Казарян
- Отчет о работе отдела планирования и контроля учебного процесса (сентябрь-октябрь 2018 года).
Докладчик –заведующая отделом ПКУП Н.Арушанян
7.Доклад о работе, проделанной отделом профессиональной ориентации и организации практики (ПООП), (сентябрь-октябрь 2018 года).
Докладчик— заведующая отделом ПООП Л.Бегинян
8.Текущие вопросы:
О работе веб-сайта и работ по связям с общественностью за сентябрь-октябрь 2018г. докладчики в частности отметили, что за отчетный период на сайте было размещено 45 документов по общим и текущим процессам управления филиалом, 5 –«Конкурсы, вакансии».
На странице « Средства массовой информации о нас » в разделе «Информация» (http://ijevan.ysu.am/information/) по состоянию на август 2018г.(2017-18 уч. год) было добавлено 7 новостей с разных сайтов (в частности, Общественное телевидение), 1 новость была добавлена в отчетные месяцы.
Одним из способов обратной связи, способствующим формированию связей с общественностью, является раздел вопросов и ответов на сайте, где посетители сайта задают вопросы различным административным и научно-образовательным учреждениям для получения ответов или дополнительной информации, а их ответы размещаются на сайте. По состоянию на 31 октября 2018 г. было задано 66 вопросов, 2 из которых в отчетный период.
В русском разделе сайта в сентябре-октябре были размещены 54 статьи (обЪявления, новости, события), в английском разделе — 105 статей.
По состоянию на 31 октября 2018 г. на сайте было 237 страниц, в сентябре-октябре было опубликовано 79 статей, 34 обЪявления, 40 новостей, 3 из которых — события, 5 — заседаний дирекции, 614 файлов, 381 из которых фотографии.
Одним из эффективных механизмов обеспечения обратной связи, способствующей формированию связей с общественностью, является страница «Facebook» Иджеванского филиала ЕГУ, которая работает с сентября 2011 года ( https://www.facebook.com/ysuib ), по состоянию на август 2018 года имеет 2800 подписчиков, по состоянию на 31 октября -2499 последователей),a также страницы и группы различных подразделений и студенческих структур филиала: страницы и группы Студенческого совета Иджеванского филиала ЕГУ (https://www.facebook.com/groups/studentibysu ), по состоянию на ноябрь 2017 года-924 подписчика, 1040 подписчиков по состоянию на 31 октября 2018 г., 2499 членов по состоянию на 31 октября 2018 года (https://www.facebook.com / EPHIMUX / Студенческого научного общества (https://www.facebook.com/sssysibb/?fref=ts, по состоянию на ноябрь 2017 г. -441 подписчик, по состоянию на 31 октября 2018 г.- 543 подписчика), научно-организационного отдела ИФ ЕГУ (https://goo.gl/R2w9P9), 34 подписчика по состоянию на ноябрь 2017 г., 88 подписчиков по состоянию на 31 октября 2018 г.) и т. д. Материалы официального сайта филиала распространяются через страницы и группы, подписчики страниц и члены группы делятся своими проблемами, задают вопросы, получают ответы, вносят предложения, оставляют комментарии, мнения и оценки по различным направлениям деятельности университета.
Из 330 студентов очного обучения филиала 182 (55,2%),участвовавших в опросе,проведенном в мае 2018г. ,ответили, что пользуются сайтом «очень часто» и «часто». Они заявили, что удовлетворены структурой сайта, освещением новостей, удобством и полнотой информации (относительно недовольны цветом сайта).
Главный бухгалтер подробно представила доходы и расходы финансовых средств ИФ ЕГУ по месяцам за период с 1 января по 1 ноября 2018 года согласно смете 2018 г. ИФ ЕГУ.
Руководитель отдела управления человеческими ресурсами в частности отметил, что в 2018 году по состоянию на 21 ноября в филиале работают 173 преподавателя (8 профессоров, 46 доцентов, 62 ассистента, 57 преподавателей), 71 из которых на постоянной работе,43-по совместительству,22-по внутреннему совместительству (приглашенные из ЕГУ) ,37-по часовому окладу.
Координатор работ с выпускниками и внешними заинтересованными сторонами , в частности, отметила , что в сентябре 2018 года были проведены следующие работы:
- Собраны данные выпускников 2018 года (очного,заочного обучения) .
- Дополнены данные выпускников 2018 года(очного,заочного обучения) в программе Accses для выпускников.
- Был обновлен список внешних заинтересованных сторон .
- Были собраны данные выпускников 1994-2009 гг. об их успехах.
- Было обеспечено участие студентов университета в церемонии открытия музыкальной школы N2 «Авандуйт» 19 сентября .
- 20 сентября состоялось обсуждение с руководителем отдела УЧР К. Айвазяном текущих вопросов,предложений и насущных проблем.
- Подготовлена таблица для ввода личных данных выпускников.
- Была проведена работа по увеличению числа подписчиков на странице Facebook и последователей группы Facebook.
- На странице выпускников в Facebook пятерым выпускникам было предложено подать заявку на работу в компанию “Veolia Water”.
- Было проведено обновление данных выпускников 2017 г.(с целью узнать, сколько студентов работает).
- Был разработан план для встреч с внешними заинтересованными сторонами.
- Были организованы встречи с 18 внешними заинтересованными сторонами ,в результате которых была получена информация о 4 вакансиях ( «Билайн», ЗАО «Конверс Банк», кредитный специалист, кредитный специалист ОАО «Юнибанк», ЗАО «Банк ВТБ-Армения»).
- После встреч был составлен протокол, подчеркивающий, какие предложения и требования были сделаны заинтересованными сторонами.
- Была достигнута договоренность с заинтересованными сторонами по обучению и переподготовке в ближайшие месяцы.
- СНО было вовлечено в программу организации “World Vision Armenia” “Забота о равенстве”.
- Два новых вопроса были добавлены в анкету опроса выпускников, и была составлена повестка дня.
В октябре работа с выпускниками и внешними заинтересованными сторонами была активной и эффективной. На странице Facebook была размещена серия объявлений о вакансиях, а также электронные письма, которые были разосланы выпускникам очного и заочного обучения. Реализовано редактирование данных о работе выпускников в 2010-2017 гг. и встреч с 15 директорами школ.
Были организованы тренинги по следующим темам: «Лидерство», «Медиаграмотность, СМИ и общество»,«PR и фандрайзинг»,«Особенности датского муниципального управления»,
«Региональный форум»,«Трансформация конфликта»,«Обсуждение партнерства во имя открытого общества»,«Свобода информации». В октябре была составлена программа встреч со студентами-выпускниками,а также были организованы встречи с 16 внешними заинтересованными сторонами. 15 выпускников были направлены в разные организации для устройства на работу.
Координатор работ по повышению квалификации преподавателей особо отметила, что в отчетные месяцы были выполнены следующие работы:
- Исследование учебного плана повышения квалификации (ПК) и планирование дальнейших шагов по его внедрению в филиале.
- Сбор информации о ранее проведенных учебных мероприятиях, составление краткого отчета.
- Посещение кафедр, утверждение эффективных трудовых отношений и сотрудничества.
- Сбор данных преподавателей, введение их в базу данных.
- Составление тематического плана и расписания курсов, организованных с целью передачи передового опыта молодым преподавателям.
- Уточнение приоритетов повышения квалификации и осуществление работ по их выполнению.
Было также отмечено, что были предприняты определенные шаги в направлении запланированного обучения.
Начальник отдела планирования и контроля учебного процесса представил отчет о числе студентов очного и заочного обучения в первом семестре 2018-19 учебного года (по состоянию на 1 ноября). В частности, было отмечено, что по состоянию на 1 ноября в ИФ ЕГУ обучаются 1400 студентов, 553 из которых в очной, а 847 -в заочной системе.
В первом семестре 2018-2019 учебного года из очной системы обучения было переведено в заочную-13, а из заочной в очную – 4 студента. За тот же период 37 студентов вернулись с отсрочки в связи с демобилизацией из Вооруженных сил РА, в том числе 9 студентов очной системы обучения и 28- заочной. В связи с призывом в Вооруженные силы РА для 38 студентов был оформлен академический отпуск.
Руководитель отдела ПКУП в то же время отметил, что 13 выпускников с высокой успеваемостью подали заявки на получение высшего (бакалаврского) образования в отделении заочного обучения в 2018-19 учебном году. Три выпускника других вузов подали заявки на получение второго профессионального высшего образования (заочноеое обучение), а 3 бывших студента подали заявку на восстановление студенческих прав по соответствующим специальностям.
Заведующий отделом профессиональной ориентации и организации практики в частности отметил, что в 2018-19 уч. году выпускники (ученики XII класса) есть в 55 школах Тавушского марза. В течение октября-ноября отдел ПООП для осуществления работ по профессиональной ориентации провел встречи в 44 общеобразовательных школах Тавушского марза (в том числе в четырех средних школах, одном лицее и 39 средних школах). Абитуриенты были в 29 школах края (Бердский район — 5 школ, Ноемберянский район — 5 школ, Дилижанский район — 4 школы, Иджеванский район — 15 школ).
В течение 2018-19 учебного года, согласно учебным планам, запланировано 38 практик (14 педагогических, 14 производственных ,10 учебных). В течение первого семестра были осуществлены 2 педагогические практики, в ходе осуществления — 1 педагогическая и 3 производственные практики,а в декабре будут проведены 1 педагогическая, 2 производственные и 1 учебная практики. В целом, 35 студентов прошли практику, 123 студента проходят практику, 126 студентов пройдут практику в декабре.
На расширенном заседании дирекции представленные отчеты были приняты к сведению.
